Kiedy pracownik albo przedsiębiorca jeździ prywatnym autem w sprawach firmy, koszt trzeba jakoś rozliczyć. Polskie przepisy dają dwie drogi: kilometrówkę i ryczałt. Różnią się nie tylko kwotą, ale też tym, ile pracy wymagają.
Stawki obowiązujące w 2026 roku
Za jeden kilometr przebiegu:
| Pojazd | Stawka |
|---|---|
| samochód osobowy do 900 cm³ | 0,89 zł |
| samochód osobowy powyżej 900 cm³ | 1,15 zł |
| motocykl | 0,69 zł |
| motorower | 0,42 zł |
Stawki wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. i w obecnej wysokości obowiązują od 17 stycznia 2023 roku.
Co ta stawka obejmuje
To najczęstsze nieporozumienie: kilometrówka nie jest zwrotem za paliwo. Stawka ma pokrywać całość kosztów używania auta — paliwo, olej, opony, zużycie eksploatacyjne, część ubezpieczenia i utratę wartości pojazdu. Dlatego nie dolicza się do niej osobno rachunków ze stacji.
Warto zestawić stawkę z własnym kosztem na kilometr. Auto spalające 8 l/100 km przy cenie 7,40 zł/l pali za około 60 groszy na kilometrze — reszta stawki (55 groszy) ma pokryć całe zużycie auta. Jak policzyć własną liczbę, opisujemy w tekście jak policzyć realne spalanie.
Kilometrówka a ryczałt
Kilometrówka wymaga ewidencji przebiegu pojazdu: data, cel wyjazdu, trasa, liczba kilometrów, opis. Rozliczasz dokładnie tyle, ile przejechałeś.
Ryczałt to stała miesięczna kwota, ustalona z góry jako iloczyn stawki i przyznanego limitu kilometrów. Nie wymaga ewidencji każdego przejazdu, ale limity są sztywne, a kwotę pomniejsza się za dni nieobecności — urlop, chorobę, wyjazd służbowy innym środkiem transportu.
Reguła praktyczna: przy nieregularnych, dłuższych trasach lepiej wychodzi kilometrówka; przy stałych, powtarzalnych dojazdach po mieście — ryczałt, bo oszczędza mnóstwo papierkowej roboty.
Ewidencja, czyli miejsce, w którym najczęściej się przewraca
Brak rzetelnej ewidencji przebiegu to najczęstsza przyczyna zakwestionowania kosztu podczas kontroli. Ewidencja musi być prowadzona na bieżąco i musi się zgadzać z rzeczywistością — w tym ze stanem licznika i z tym, kiedy i gdzie tankowałeś.
I tu paragony jednak wracają do gry: nie jako podstawa rozliczenia, ale jako materiał dowodowy potwierdzający, że auto rzeczywiście było wtedy w tamtym miejscu. Co jeszcze z nich wynika, opisujemy w tekście co można wyczytać z paragonu.
Auto firmowe to zupełnie inna historia
Powyższe dotyczy prywatnego auta używanego do celów firmowych. Samochód wprowadzony do majątku firmy rozlicza się inaczej: przez koszty rzeczywiste, z limitami odliczenia VAT (50% przy użytku mieszanym, 100% przy wyłącznie firmowym z odpowiednią ewidencją). Dla firm z kilkoma autami wygodniejsze bywają karty paliwowe, które od razu generują fakturę zbiorczą.
Jak sobie ułatwić życie
Ewidencja jest nudna i dlatego bywa uzupełniana „z pamięci" na koniec miesiąca — czyli dokładnie tak, jak nie powinna. Historia tankowań z datą, kwotą i miejscem, zbierana automatycznie ze zdjęć paragonów w cyfrowym garażu Na Baku, nie zastąpi ewidencji przebiegu, ale daje twardy szkielet dat i miejsc, na którym da się ją rzetelnie odtworzyć.
Stan na sierpień 2026. To nie jest porada podatkowa — w konkretnym rozliczeniu skonsultuj się z księgowym.